Удалённый режим работы в условиях цифровизации

S: 3 367

Удалённый режим работы в условиях цифровизации экономики и форматы удалённой работы. В последнее время это, пожалуй, самая обсуждаемая тема. Глобальными трендами стали цифровизация и возрастание социальных рисков, в частности, связанных с распространением короновируса. Поэтому важно понять, все ли вернутся на рабочие места после удалёнки? Каковы перспективы удалённого режима работы в будущем? Данная статья для тех, кто хочет понять принципы удаленного формата работы и оценить возможные риски на рынке труда, а, значит, и свои собственные риски с трудоустройством.

Содержание страницы:

Цифровизация и удаленная работа

Цифровизация — это процесс стремительного расширения информационно-коммуникационных технологий в экономике, появления новых гаджетов и роботов, высокоскоростной обработки и передачи больших массивов данных и т.д… Данный процесс привёл к широкому распространению и удешевлению компьютерной и электронной техники, торжеству Интернета и существенному влиянию его на все стороны жизни людей. Существенно изменились основные формы работы людей, появилась возможности вывести многие виды деятельности на удаление от офисов и привычной рабочей зоны.

По сути, произошла информационная революция, которая привела к новым возможностям во всех сферах деятельности хозяйствующих субъектов, в том числе и в такой ключевой области, как управление персоналом (человеческим капиталом).

Развитию удалённой работы способствует и стремление руководства защитить людей от заболевания Covid 19, которое охватило практически весь мир и приобрело статус пандемии. В контексте сложной эпидемиологической ситуации и перехода многих компаний на удалённую работу уровень цифровизации компаний особенно актуален. Среди предпринимателей есть понимание того, что цифровые технологии сегодня – залог жизнеспособности и успешности бизнеса. Однако не все представители бизнеса смогли оперативно перестроить свои бизнес-процессы на удалённый формат работы: те, кто не успел это сделать, сегодня терпят убытки.

Очевидно, что процесс цифровизации будет завоёвывать бизнес-процессы и дальше: все, что может быть автоматизировано, будет автоматизировано. Поэтому надо серьёзно соотнестись с этим трендом, включиться в него, чтобы «не было мучительно больно…» потом.

Индекс цифровизации бизнеса

Индекс цифровизации бизнеса интегрирует пять частных индексов:

каналы передачи и хранения информации – использование облачных технологий, корпоративной почты, мессенджеров, систем автоматизации и т.д.
интеграция цифровых технологий: уровень внедрения в компании таких технологий, как искусственный интеллект, интернет вещей, 3D печать, использование онлайн документов, электронный документооборот и т.д.
использование интернет-инструментов для продвижения и развития компании.
информационная безопасность – внедрение культуры защиты цифровой информации, использование специализированных антивирусных программ.
человеческий капитал – вовлечение руководства в саморазвитие и развитие персонала в области цифровых технологий.

Индекс цифровизации бизнеса в настоящее время равен 50 пунктам по шкале от 0 до 100 (рост на 5 пунктов с прошлого года).

Компании стали чаще использовать цифровые технологии и интернет-инструменты в работе. Больше компаний завели собственные сайты (75% в 2020 году против 54% в 2019 году).

Возросло количество компаний, использующих цифровые каналы передачи данных, такие как корпоративная почта (с 48% до 56%), облачные решения (с 46% до 52%) и системы по автоматизации работы с клиентом (с 23% до 33%). При этом компании в Москве и Санкт-Петербурге более активно пользуются перечисленными каналами, чем бизнес в регионах.

Выросла доля предпринимателей, считающих, что цифровизация повышает удобство ведения бизнеса (с 34% до 57%), увеличивает скорость работы (с 33% до 53%) и улучшает клиентский сервис (с 15% до 22%).

Растёт интерес и к специализированным средствам защиты баз данных, однако их широкое использование все ещё не распространено. При этом доля имеющих центр мониторинга сетевых атак увеличилась с 1% до 7%. Доля имеющих специализированные программы для защиты информации – с 9% до 14%. Доля тех, кто не использует никаких инструментов, упала с 23% до 17%.

По мнению предпринимателей, основной барьер цифровизации бизнеса – нехватка средств, бюджетные ограничения (24%). Особенно часто говорят об этом предприниматели из регионов.

Репрезентативный всероссийский опрос представителей малого и среднего бизнеса (включая ИП) проведён НАФИ в феврале 2020 г. Опрошено 598 руководящих сотрудников предприятий в 8 федеральных округах России.
Было проведено 3 волны исследований уровня цифровизации МСП: в апреле 2019 (1 этап), в октябре 2019 (2 этап) и в феврале 2020 (3 этап). 2 и 3 этапы были проведены по расширенной методологии, результаты не сравнимы с результатами 1 этапа.

Другой тормозящий фактор – незаинтересованность в цифровизации руководителей компаний (14%), низкий уровень их знаний и навыков в цифровой среде (9%). Руководители часто не осознают преимущества, которые цифровизация открывает перед бизнесом.

Удалённая работа – навсегда?

Встаёт закономерный вопрос – является ли тенденция перехода на удалённый режим работы врЕменным трендом, или она носит долгосрочный характер, имеет перспективы к дальнейшему развитию?

Прежде всего, следует отметить, что термин «удалённая работа», который так часто используется в последнее время, не имеет пока в нашей стране юридического подкрепления. Официально используется другое понятие – «дистанционная работа». Данная форма работы означает, что сотрудник выполняет свои обязанности не на территории работодателя и использует для работы и общения с руководством сеть интернет. На практике это означает, что он может работать из дома, кафе, коворкинга или иного места, которое выбирает сам.

Отношения между сотрудником и работодателем регулируются нормами Трудового Кодекса РФ, а именно главной 49.1. Договор о дистанционной работе может быть постоянным или срочным (заключаться на определённый срок, например, один квартал или один год).

Дистанционная форма работы позволяет нанимать сотрудников из любых регионов, снижать издержки на аренду офиса и другие затраты, а сотрудникам – находить выгодную работу без необходимости переезжать в другой город. Удалённая работа выполняется только лично работником, третьих лиц привлекать нельзя. Сотрудник использует, как правило, свою технику и оборудование. Хотя в договоре можно предусмотреть и дополнительное оснащение рабочего места в Home Office средствами работодателя.

В основном, форму дистанционной работы активно используют для найма IT-специалистов и представителей креативных профессий, а также учёных, работников умственного труда, копирайтеров и других специалистов. В развитых зарубежных странах в настоящее время происходит буквально бум переходов на «удалёнку», и по некоторым доля «удалённого персонала» достигает свыше 50, а иногда и все 100%.

Сегодня коллектив может состоять из людей, которые никогда не встречались друг с другом и работают в разных точках планеты. С помощью различных новейших гаджетов, разнообразных приложений к ним, возможностей интернета, в настоящее время можно найти практически любую необходимую информацию, проводить совещания и переговоры онлайн, находясь при этом на разных материках. Можно создавать различные нематериальные активы: документы, презентации, логотипы, дизайн-проекты, вебинары и другие образовательные продукты и т.д…

Таким образом, удалённая работа, видимо, пришла всерьёз и надолго. Поэтому всем, кто хочет «остаться на плаву», необходимо срочно приспосабливаться к этому явлению, обучаясь новым техникам и технологиям.

Преимущества и недостатки удалённой работы для работодателя

В то же время глобальный переход на удалённый режим работы может привести и к негативным последствиям. Работодателям сложно управлять и контролировать дистанционных работников. Из-за разницы временных поясов, языка, отличий в менталитете и в уровне самодисциплины работников могут нарушаться сроки завершения проектов. Падает качество коммуникаций и синергетические эффекты от работы в слаженной команде.

Преимущества и недостатки удалённой работы для работодателя

Преимущества удалённой работы

Недостатки удалённой работы

Экономия работодателя на офисных издержках, арендной плате; не нужно организовывать рабочее место; не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приёма, в электронном виде, если трудовой договор заключается путём обмена электронными документами (ЭДО).

Освоение и использование работодателем интерактивных технологий онлайн обучения сотрудников, современных быстрых коммуникаций через компьютер, смартфон и другие электронные девайсы.

Ориентация сотрудников на результат, а не на процесс работы; возможность индивидуального подхода к вопросам мотивации эффективного труда.

Увеличение свободы передвижений и места жительства, способствует возрастанию лояльности сотрудников к фирме.

Уменьшение социальных рисков (в частности, снижение риска заболеваний во время эпидемий).

Рост производительности труда (при условии хорошей организации).

Возможен низний уровень оснащения сотрудника программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами для работы, а также неполадки оборудования и ПО, которые могут влиять на рабочий процесс.

Сложность в подборе и обучении дистанционных сотрудников, отсутствие возможности работы с первичной документацией, возможность утечки коммерческой информации.

Сложность контроля, как исполнители поняли задачу, какими темпами продвигается работа, какова степень загруженности сотрудников и т.д.

Высокий риск плохой самоорганизации и самодисциплины. В домашних условиях слишком много соблазнов не работать, в офисе гораздо проще сосредоточиться на рабочих вопросах.

Падение синергетического эффекта от командной работы, возможность аффективного фильтра (коммуникационной блокады), вызываемой негативным эмоциональным фоном, сложности в мотивации удаленных сотрудников.

Возможно падение продаж из-за ослабления контакта удаленных сотрудников с клиентами.

Возможны сложности применения дисциплинарных взысканий, нельзя уволить за прогул. В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учёт времени, которое фактически отработал работник, но особенности учёта рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны.

Преимущества и недостатки удалённой работы для работника

Для самих работников переход на удалённый режим работы тоже не всегда несёт положительные моменты.

Преимущества и недостатки удалённой работы для работника

Преимущества удалённой работы

Недостатки удалённой работы

Гибкий рабочий график, учитывающий личные особенности;
можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Экономия личного времени сотрудника, сил и расходов на поездку до офиса, увеличение свободы передвижений и выбора места жительства и работы.

Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором. При хорошей организации труда и отдыха улучшается качество жизни.

Освоение сотрудниками новых информационных технологий: платформ, видеосвязи, мессенджера, видеоконференций, работы в чатах и т.п. Это всегда пригодится в.

Повышение уровня и эффективности использования современных коммуникаций через электронные устройства.

Повышение уровня самоорганизации и самодисциплины сотрудников. Ориентация на результат, а не на процесс работы.

Удобство для женщин с маленькими детьми, людей с ограниченными возможностями, территориально удалённых специалистов и т.п…

Рост степени удовлетворённости работой.

Более низкий уровень коммуникации, чем при общении face-to-face. Сотрудники могут утратить tacit knowledge (неявное знание) из-за сокращения личного общения и отсутствия единого информационного поля.

Возможность коммуникационной блокады, эмоционального выгорания от изоляции и недостатка общения.

В домашних условиях слишком много отвлекающих факторов, в офисе проще сосредоточиться на рабочих вопросах.

Если работник «трудоголик», в удалённом режиме возможно переутомление и переработки. Труднее делать перерывы и прекращать работу в определенное время.

Возможна нехватка технических средств для работы.

Повышение рисков увольнения, особенно сотрудников с недостаточным уровнем ответственности и самодисциплины.

Данные вышеприведённых таблиц показывают, что преимуществ работы на расстоянии много и это выгодно всем. Поэтому тренд перехода на удалёнки можно считать устойчивым.

Условия для эффективной удалённой работы сотрудников

Для эффективной организации удалённой работы сотрудников нужно соблюдать определённые условия:

работодателю нужно правильно определить, какая работа может стать дистанционной без потерь качества, подготовить список профессий и функций с учётом особенностей бизнес-процессов;
создать доступную и гибкую IT-инфраструктуру (лучше всего – на базе облачных платформ), обеспечить сотрудников необходимыми техническими средствами в Home office. Принципиально важен хороший интернет и полноценное рабочее место с отсутствием посторонних звуков при дистанционной работе с клиентами.
обучить сотрудников эффективной дистанционной работе, новым навыкам и компетенциям, внедрить систему электронных коммуникаций (видео- или телеконференции, виртуальная АТС, электронный документооборот, CRM-система, корпоративный файловый сервер и т.д.).
прописать максимально подробно самые важные условия трудового договора о дистанционной работе (порядок и сроки обеспечения работников необходимыми программно-техническими средствами, оборудованием, средствами защиты информации и иными средствами; порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчётов о выполненной работе; размер, порядок и сроки оплаты труда и т.д.).
разработать и внедрить инструкции и регламенты, описать в них все бизнес-процессы и обязанности сотрудников, для всех стандартных документов сделать шаблоны в электронном варианте;
ознакомить дистанционного работника с локальными нормативными актами либо лично под роспись, либо через электронный документооборот (ЭДО), если работник не может приехать к работодателю. Необходимы электронные подписи для работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.
разработать и внедрить систему, в которой фиксируется и измеряется результаты работы сотрудника, а не только он сам контролирует процесс. новые нормы и лимиты на выполнение типовых задач и оплату труда по результату.

Таким образом, при правильной организации всех дистанционных бизнес-процессов удалённая работа сотрудников станет эффективной и экономически-оправданной.

Эффективность удалённой работы с позиции молодых сотрудников

Перспективы расширения масштаба удалённой работы высоки. Дело в том, что новое поколение работников воспринимает социальные сети (Facebook, Twitter, Вконтакте, Skype и т.п.) как неотъемлемую часть своей жизни. Они привыкли быть на связи 24 часа в сутки, обмениваться информацией, решать основные вопросы, в том числе по оплате услуг, дистанционно. Работа на расстоянии для них – более естественна и привычна, чем работа в офисе офлайн. Компании вынуждены подстраиваться под таких сотрудников и принимать их работу удалённо.

Кроме того, исследования, проведённые в Стэндфордском университете «Где работать эффективнее — дома или в офисе», показали, что, работая дома, среднестатистический сотрудник в возрасте до 35 лет на 4% эффективнее и гораздо лояльнее к работодателю.

В недавнем докладе Международной организации труда ООН было показано, что продуктивность удалённых молодых сотрудников выше, чем при работе в «обычном» офисе. Однако, они также и более уязвимы: они работают дольше, интенсивнее, у них чаще происходят конфликты с домашними, чаще они подвергаются большему стрессу, чем офисные сотрудники.

Тем не менее, исследование, проведённое Regus Global Economic Indicator в 2019 году, в котором приняли участие 26 тыс. менеджеров из 90 стран, показало, что 48% из них на данный момент работает удалённо, по крайней мере, половину рабочей недели. Новая волна эпидемии приведёт, видимо, ещё к большему к возрастанию этой цифры.

Если у вас возникли сложности с организацией удалённой работы сотрудников, вы можете обратиться к консультантам, которые уже провели поиск и обобщение лайфхаков по поводу эффективности дистанционных форматов и мониторинга финансовых результатов деятельности в новых кризисных условиях.