Бизнес-процессы виды и управление [описание и примеры]

Бизнес процессы

Разделение бизнеса на составные части – бизнес-процессы, определение их роли в достижении целей, классификация бизнес-процессов по видам и их отличие от бизнес-проектов – этим вопросам посвящается данная страница. Она для тех, кто хочет наилучшим образом управлять своим бизнесом, планируя и контролируя бизнес-процессы. По сути, бизнес-процесс – это последовательность операций, создание определённого продукта или услуги для потребителей. В процессе определенных действий происходит преобразование исходных материалов, продукции в нужный нам результаты. Создается ценность для потребителя.

Бизнес процессы в организации

В современной трактовке бизнеса любая коммерческая организация, её деятельность рассматривается как совокупность бизнес-процессов. Это называют процессный подход к управлению. При этом подходе деятельность предпринимателя представляют как сеть бизнес-процессов с определёнными входами и выходами, необходимыми ресурсами и конечным результатом. Сам объект управления становится более прозрачным и понятным. Предприниматель сможет разработать для себя показатели эффективности по каждому процессу, учесть их влияние на основную цель бизнеса. Именно структуризация деятельности бизнесмена по отдельным процессам позволяет ему грамотно планировать и контролировать конечные результаты, выявлять основные проблемы и «косяки».

Важно сначала построить систему бизнес-процессов «как есть», потом определить структуру «как надо». Изучение этих двух карт процессов позволит составить список конкретных мероприятий, которые нужно провести, чтобы перевести управляемую бизнес-систему из одного состояния (существующего, проблемного) в другое (желаемое, оптимальное).

процесное управление
Формула построения и оптимизации бизнес-процессов

Виды бизнес-процессов

По своей природе бизнес-процессы делятся на две большие группы:

  • основные бизнес-процессы,
  • вспомогательные бизнес-процессы.
  1. Основные бизнес-процессы приносят организации текущую прибыль и являются по существу центрами прибыли. Эти процессы – основные источники ценности для клиентов бизнеса, а потому главные генераторы денежных потоков организации.
  2. Вспомогательные бизнес-процессы обеспечивают основные процессы и поддерживают всю инфраструктуру бизнеса. Они существуют для того, чтобы помогать успешному выполнению основных целей предпринимателя. Напрямую прибыль они не генерируют, и потому относятся к центрам затрат (издержек). В каждом конкретном случае разделение бизнес-процессов на основные и вспомогательные будет различным.

В свою очередь вспомогательные бизнес-процессы подразделяют на:

  • бизнес-процессы управления,
  • бизнес-процессы развития.
  1. Бизнес-процессы управления управляют основными и вспомогательными бизнес-процессами и представляют собой центры затрат. Эти затраты должны быть, конечно же, минимальными. Однако совсем без них не обойтись, ибо каждый бизнес нуждается в грамотном управлении.
  2. Бизнес-процессы развития образуют наиболее интересную группу процессов, целью которых является обеспечение выживаемости компании и прироста прибыли в долгосрочной перспективе. Их по праву можно назвать центрами инвестиций или венчур-центрами. Затраты на них называются инвестиционными и они должны окупаться в дальнейшем через дополнительные поступления доходов.

Рассмотренная классификация удобна для менеджеров, т.к. позволяет лучше понять деятельность своей организации и эффективно управлять ею. Каждая из групп бизнес-процессов играет свою особую роль в достижении конечных финансовых результатов. Поэтому необходимо анализировать, учитывать и своевременно корректировать воздействие.

Бизнес-процесс и бизнес-проект

В большинстве случаев бизнес-процессы развития являются бизнес-проектами. Они состоят из разовых уникальных и неповторимых мероприятий. Это процессы реструктуризации, автоматизации, вывода новых продуктов на рынок, и прочих проектов, являющихся частью стратегического развития компании.

У ряда компаний, даже основные бизнес-процессы или часть их представляет собой не процессы, а проекты. Так, строительные, консалтинговые, hi-tech и организации, работающие на заказ, зарабатывают деньги за счёт основных бизнес-проектов.

Возникает вопрос, чем же бизнес-проект отличается от бизнес-процесса и где между ними граница?

Различия между проектами и процессами

Принципиальные различия между процессами и проектами отражает таблица 1 -Различия между проектами и процессами

Таблица 1. Различия между проектами и процессами
Элемент Процесс Проект
Работы, Взаимодействия, Ресурсы, Роли Привычные, повторяющиеся Новые, разовые, многообразные
Окружение Привычное, стабильное Новое, меняющееся
Сроки Текущие Ограниченные
Приоритеты бизнеса Воспроизводство Достижение цели
Основные элементы жизненного цикла организации Реализация Планирование, реализация, контроль, завершение
Изменения в бизнес-организации Эволюционные: превращение ресурсов в продукт Революционные: в самой системе бизнеса, технологиях, окружении, компетенциях персонала

Таким образом, из таблицы видно, что проекты отличаются от процессов более короткими во времени сроками реализации, несут инновационные изменения, имеют чётко выраженные цели развития. Необходимость управления большим количеством новых работ и ресурсов – вот главное отличие бизнес-проектов от бизнес-процессов. Все новое и непривычное несёт в себе большие риски и требует инновационных и творческих подходов к управлению.

Если рассматривать жизненный цикл проекта и процесса с точки зрения управленца, то мы увидим, что бизнес-проект – это бизнес-процесс, который выполняется один раз. Управление проектом – это управление изменениями, которые должны быть произведены в результате его осуществления. Поэтому подходы и методы проектного менеджмента (Project Managment) разрабатываются в науке и практике управления отдельно и имеют много специфики (см. статью Инновации в организации-нужны ли они? Классификация инноваций).

Многие бизнесмены считают, что скоро деятельность всех компаний будет состоять из совокупности бизнес-проектов и проектная концепция управления станет следующим этапом в эволюционном развитии организаций. Это произойдёт вследствие ускорения изменений внешней среды, сокращения времени жизни продуктов и услуг, уменьшения длительности бизнес-процессов. При этом бизнес-процессы все больше и больше становятся похожими на проекты.

Пример системы бизнес-процессов для ИП

Для примера возьмём индивидуального предпринимателя Ивана Иванова, который занимается оптовой торговлей продуктами питания, причём продажей товара занимается сам Иван.

Основные бизнес процессы для Ивана таковы: закупка товара –-> складирование товара –-> продажа товара.

Именно так выглядит цепочка создания ценности для клиента, это те процессы, за которые клиенты готовы платить деньги. Именно в этих процессах Иван считает себя наиболее компетентным.

Что касается вспомогательных процессов, то к ним относятся все процессы, которые поддерживают основные.
В рассматриваемом случае вспомогательные бизнес процессы:

  • налоговый учёт;
  • контроль доходов и расходов;
  • юридическое обеспечение;
  • хозяйственное обеспечение;
  • ИТ-обеспечение;
  • управление запасами;
  • управление аутсорсингом (передача вспомогательных процессов сторонним организациям).

Поскольку Иван один выполнял всю работу, то процесс по управлению персоналом у него тоже отсутствует.
В частности, любой индивидуальный предприниматель должен контролировать доходы и расходы, вести налоговый учёт, а также обеспечивать себя необходимыми хозяйственными принадлежностями и оборудованием. Иван также пользовался услугами сторонних агентств, занимающихся ИТ-сопровождением и оказывающих юридические услуги. Поэтому он выделил в качестве вспомогательного процесс по управлению аутсорсингом.

Главное в процессном управлении – представить свой бизнес как единую систему, в которой любое, даже незначительное изменение отражается на всех или почти всех её составных частях. Поэтому Иван нарисовал карту своих процессов.

Карта бизнес-процессов для индивидуального предпринимателя.

карта бизнес-процессов для ИП
карта бизнес-процессов для ИП

Каждый процесс имеет свой итог, однако для предпринимателя важна его роль в достижении целей бизнеса. Цель Ивана – увеличить свою годовую прибыль в 2020 году минимум в два раза. Поэтому все бизнес-процессы он рассматривает как своеобразные рычаги воздействия для достижения желаемого результата.  Таблица 2.

Роли бизнес-процессов индивидуального предпринимателя в достижении цели

Бизнес-процесс Основная роль в свете достижения цели предпринимателя
1 Налоговый учёт Оптимизация налогообложения, в том числе затрат, связанных с том числе штрафов за неверным расчётом налогов
2 Контроль расходов Оптимизация затрат предпринимателя, предотвращение необоснованных расходов
3 Юридическое обеспечение Минимизация затрат, связанных с рисками штрафов и пени по договорам, с неверно составленными договорами, неисполнением обязательств контрагентами и т.д.
4 Хозяйственное обеспечение Своевременное обеспечение основной деятельности необходимыми материалами и оборудованием хорошего качества и по доступной цене
5 ИТ-обеспечение Обеспечение бесперебойной работы программного обеспечения
6 Управление запасами Минимизация затрат по хранению продуктов и их списанию в связи с порчей
7 Управление аутсорсингом Привлечения внешних исполнителей отдельных работ по разумной цене (критерий «цена-качество»)
8 Закупка товара Доставка качественных продуктов по разумным ценам и в срок
9 Складирование Обеспечение оптимального использования складских площадей, наилучших условий хранения товара, предотвращение хищений.
10 Продажа товара Реклама, оповещение клиентов информацией о продуктах, быстрота и простота покупки, удобные формы расчётов

Роли бизнес-процессов в достижении цели ИП

Теперь, зная ключевые роли своих бизнес-процессов, Иван определил потребности каждого процесса в информации или ресурсах, а также требования к ним для его успешного выполнения. Например, возьмём процесс по закупке товара. Для того чтобы основная роль данного процесса была успешно выполнена, этот процесс нуждается в следующих данных и ресурсах:

Бизнес процессы по закупке товара:

  • данные по товарным запасам (товарный остаток, дефицит по отдельным наименованиям);
  • данные по продажам (прогноз продаж, заявки на товар);
  • данные о характеристиках складского помещения (пожелания по формату заказываемых товаров, связанных с особенностями склада);
  • отсутствие сбоев в программе по учёту товарных остатков, данных по продажам и т.д.

К этим данным процесс закупки предъявляет следующие требования:

  • данные по товарным запасам должны поступать ежедневно не позднее 15:00, чтобы не позднее 17:00 сделать заказ поставщику на следующий день;
  • данные по продажам должны также поступать ежедневно не позднее 15.00;
  • данные по складу быть зафиксированы в отдельном документе и периодически пополняться. Доступ к документу должен быть постоянным.
  • в случае неисправности программного обеспечения в части анализа потребностей в заказе товара, все поломки должны быть устранены не позднее 16.30 (кроме серьёзных неисправностей, которые требуют значительного времени для устранения).
  • информация о заказах должна поступать в программу ежедневно не позднее 9.00, чтобы можно было планировать как будущие продажи, так и затраты на хранение товара на складе;
  • вся первичная документация должна предоставляться бухгалтеру не позднее дня, следующего за её получением и т.д.

В результате были составлены требования по каждому бизнес-процессу, что позволило Ивану грамотно и эффективно управлять своим бизнесом. Теперь ему не приходилось вспоминать, не забыл ли он что-либо сделать. Он почувствовал положительный эффект от структуризации бизнес процессов на себе.

Помимо более чёткого распорядка дня, структуризация бизнес процессов позволила сменить одну из аутсорсинговых компаний, которая предоставляла услуги по ИТ-обеспечению. Это было сделано в результате выявленных проблем в ИТ-обеспечении, в частности, велико время устранения неисправностей и сбоев.

Таким образом, предпринимателю крайне важно представлять структуру своего бизнеса, иначе он не сможет увидеть всю картину, не будет знать последовательность действий, моменты, требующие особого внимания, и взаимосвязь процессов. А значит, предприниматель потеряет время и деньги.

PS. Управление может быть и ручное. Автоматизация бизнес процессов – это следующий этап. Первично все процессы должны быть прописаны вручную, подготовка алгоритма. Только после этого возможна автоматизация.

Если вы затрудняетесь в вопросах структуризации бизнеса по бизнес-проектам и определению их влияния на финансовый результат, обращайтесь к нам за помощью.

Ваш бизнес-процесс должен решать поставленную задачу, отвечать на тот вопрос, который рассматривается в рамках проекта. Все остальное — вопрос будущего возможного сотрудничества. Именно так и стоит пояснять разработчикам, почему вы не детализируете какие-то процессы или не рисуете еще какой-то бизнес-процесс, связанный с обсуждаемым.

 

 

Поделиться с друзьями

Добавить комментарий

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

X