Основные законы организации отличаются от законов природы, носящих безусловный и объективный характер. Законы организации должны быть инструментом для руководителей и специалистов. Если они будут знать и учитывать законы организации в своей практической деятельности, качество управленческих решений повысится. Статья для тех, кто хочет разобраться в сущности и содержании организационных структур, чтобы научиться прогнозировать и управлять. А прогнозирование возможно только с учетом основных законов организации.
Содержание страницы:
Виды законов организации
Организации как сложные объекты развиваются по специфическим законам. При изучении этих законов разделяют такие понятия, как: зависимость, объективный закон и закономерность.
Зависимость – это связь между параметрами входа и выхода организации как целостной системы.
Закон – это устойчивая и повторяющаяся зависимость, которая либо зафиксирована в законодательных документах, либо является общепринятой нормой для большой группы людей и организаций, получила признание авторитетных учёных.
Закономерность – это часть закона, касающаяся какой-либо узкой области его действия или первоначальная формулировка (ещё не устоявшаяся) закона в начале его теоретического осмысления и исследования.
Объективные законы носят название законы организации, а субъективные – законы для организаций.
Различают также основополагающие законы организации и законы организации второго уровня.
Основополагающие законы организации
Закон синергии организации
Любая организация характеризуется следующими основными элементами: производительность, заинтересованность, научный потенциал, отношение к внешней среде, микроклимат в коллективе, кадровый потенциал, технический потенциал, перспективы развития, имидж.
Различные сочетания этих элементов могут создать большой набор возможного потенциала организации: от очень низкого до очень высокого. Низкий уровень может возникнуть при плохой организации работы, недостаточном сочетании интересов работников с целями организации. Высокий – наоборот — при хорошей организации работы и совпадении интересов работников с целями организации.
Низкий потенциал характерен также при нарушении принципа системности при преобразовании, трансформации организации, что происходит на российских предприятиях везде и всюду. Например, это может проявиться при приобретении хорошего, но недостаточно совместимого с существующим оборудования или при приёме в организацию высококвалифицированных, но не коммуникабельных специалистов. Наблюдается также при непродуманной организации удаленной работы сотрудников в период пандемии, или панического сокращения персонала в преддверии кризиса.
Процесс резкого изменения потенциала аналогичен резонансу, т.е. резкому усилению или ослаблению деятельности в результате совпадения или несовпадения набора элементов и оптимального (не оптимального) сочетания их характеристик. В теории управления процесс резкого усиления или ослабления потенциала какой-то материальной системы носит название синергии. Таким образом, синергия может вызвать как резко положительные, так и резко отрицательные последствия.
Закон синергии формулируется так: «Для любой организации существует такой набор элементов, при котором её потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов, входящих в неё элементов (людей, компьютеров и т.д.), либо существенно меньше».
Реализация Закон синергиив в организации:
- Руководитель и подчинённые ничего не знают о законе синергии. Руководитель и персонал, заботясь о процветании своей компании, исходя из средств, будут основное внимание обращать на личные и профессиональные качества вновь принимаемых специалистов, технические характеристики оборудования. Однако очень хороший профессионал и замечательный человек может не вписаться в микроклимат коллектива, и его отдача будет меньше; купленное оборудование может не реализовать свои возможности в ряду уже имеющегося морально устаревшего оборудования или при отсутствии требуемой подготовки персонала. Таким образом, потенциал многих приобретённых ресурсов может в сумме дать меньший, чем запланировано результат.
- Руководитель знает о законе, а его подчинённые нет. Руководитель будет стараться приобрести или правильно расставить ресурсы в организации для достижения гармонии и получения положительного синергетического эффекта. Подчинённые могут не понять стратегических и тактических замыслов руководителя и начнут сопротивляться согласно закону самосохранения, так как не всегда непрофессионал в области управления может правильно понять манёвр руководителя. Так, для подбора персонала в конкретный коллектив руководитель должен иметь (или собрать) своеобразное досье на каждого работника коллектива, чтобы качества нового работника сразу нашли там своё место и не создали неудобства для уже работающих. Однако многие работники с большой неохотой будут давать достоверную и подробную информацию о себе. Это самый плохой вариант, приводящий к непониманию действий руководителей и персонала.
- Руководитель и подчинённые знают о законе синергии. Результат действия закона будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности с пониманием будут относиться к действиям руководителя по гармонизации деятельности и ресурсов. Кроме того, подчинённые будут сами совершенствоваться для достижения синергии. В этом случае синергия – это прежде всего благоприятный климат, творческая работа и прибыль.
Закон самосохранения организации
Формулировка закона: «Каждая материальная система стремится сохранить себя (выжить) и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс)».
По этому закону требуется, чтобы общая сумма созидательных ресурсов организации была больше суммы внешних и внутренних разрушительных факторов. То есть «энергия удержания» (У) должна быть больше «энергии ликвидации» (Л). Реакция компании на внешние или внутренние отрицательные воздействия может быть разной и может привести либо к созидательным, либо к разрушительным явлениям.
Это частично определяется рядом факторов. К внутренним факторам относятся:
- философия организации;
- принципы её деятельности;
- использование ресурсов и технологии;
- качество и уровень реализации маркетинга.
По данным консультантов США, 90% различных неудач американских фирм связывают с неопытностью менеджеров, злоупотреблениями, тенденцией старения персонала.
К внешним факторам относятся:
- демографические;
- экономические и политические;
- развития науки и техники;
- развитие культуры, в том числе культуры взаимодействия между организациями.
Перечисленные факторы, реализуясь в конкретные действия, могут существенно повысить ресурс организации. В частности, руководитель организации должен:
- иметь в запасе новую технологию;
- постоянно повышать профессионализм персонала;
- иметь и поддерживать связи с внешней средой и конкретными людьми;
- иметь своих информаторов в среде конкурентов и среди государственных чиновников;
- создавать союзы взаимного страхования с аналогичными организациями,
- в уставном капитале организации увеличивать долю ликвидного имущества;
- иметь дополнительный источник существования.
Для анализа положения организации очень важен показатель «уровень самосохранения» (УР), определяемый как разность ресурсов удержания и ликвидации, делённый на суммарный объём ресурсов удержания.
УР = {(У – Л) / У} 100%
Приведённое соотношение аналогично рентабельности выпускаемой продукции.
Представляет практический интерес семь уровней самосохранения, отражённых в таблице 1.
Таблица 1. Характеристика уровней самосохранения
Уровень | Диапазон значений, % | Комментарий |
1 | (-1000) – (-100) | Организацию следует немедленно ликвидировать |
2 | (-40) – (-10) | Для старых организаций просмотреть циклы подъёма и спада. Общая тенденция – принятие решения о ликвидации или реорганизации. Для новых организаций – либо ликвидация, либо подключение новых источников удержания |
3 | 0 | Для старых организаций – это сигнал к принятию радикальных решений. Для новых – это обычная борьба за выживание |
4 | 10 – 20 | Нормальная ситуация в рыночной экономике |
5 | 100 – 200 | Благоприятствующая ситуация в рыночной экономике |
6 | 300 – 400 | Организация находится в искусственно льготных условиях. Это сигнал к скорой расплате (наказанию) |
7 | 500 – 1000 | Организацию следует немедленно ликвидировать |
Закон самосохранения относится к объективным законам. Поэтому на практике его проявления имеют три тенденции:
- руководитель и подчинённые об этом законе ничего не знают. Пока организация, по их представлениям функционирует успешно, руководитель может обходиться и без него. При нарастании неблагоприятных воздействий (энергии ликвидации) организация в лице всего коллектива начинает сопротивляться (наращивать энергию удержания). Чаще всего такое сопротивление носит спонтанный и криминальный характер.
- руководитель знает о законе, а его подчинённые нет. При преобладании энергии удержания над энергией ликвидации, руководитель лишь наблюдает за изменениями в благоприятных уровнях самосохранения и формирует потенциальные ресурсы удержания. При этом персонал не интересуется самосохранением. При перемещении организации в неблагоприятные уровни персонал начинает активизироваться: часть работников покидает организацию, уменьшив тем самым энергию удержания, а другие будут спешно предлагать руководителю сомнительные варианты наращивания энергии удержания или ослабления энергии ликвидации. Для организации это очень тяжёлое время.
- руководитель и подчинённые знают о законе самосохранения. На всех стадиях функционирования организации (очень успешном, просто успешном, среднем и т.д.) руководитель и подчинённые оценивают уровень самосохранения. Главная задача при этом: формировать энергию удержания (ресурсы организации) на максимальном уровне для соответствующей энергии ликвидации. Результат действия закона будет благоприятным для организации.
Закон развития организации
Развитие – это необратимое, направленное, закономерное изменение материи и сознания. Различают эволюционную и революционную формы развития. Выделяют прогрессивное и регрессивное развитие. Прогресс и регресс составляют диалектическое единство. Без регресса нет прогресса. Развитие основано на жизненном цикле любой материальной системы. Формулировка закона: «Каждая материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла».
Для организации закон развития может действовать в трёх вариантах:
- руководитель и его работники (или акционеры) ничего не знают о законе развития, а тем более о его аналитическом виде: закон развития действует стихийно, ненавязчиво, вынуждая работников к бессистемному наращиванию потенциала (стихийная реализация).
На стадии внедрения у работников и руководителей любой организации сильны романтические представления о будущей конкурентной способности и прибыльности их продукции. Это будет подталкивать к интенсификации расширения производства, привлечению дополнительных инвестиций. Груз накопленного потенциала в организации снизит манёвренность или даже не позволит ей выйти на этап роста, и коэффициент этого этапа будет очень мал. - руководитель и его работники (или акционеры) знают о законе развития: закон развития как объективная необходимость будет сочетаться с продуманными действиями руководителя и поддержкой их работниками (профессиональная реализация).
- Как и в предыдущем примере на стадии внедрения, у работников и руководителей любой организации сильны романтические представления о будущей конкурентной способности и прибыльности их продукции. Потребность коллектива к развитию на стадии внедрения руководитель должен реализовывать за счёт изучения рынка продукции, передовых технологий и др. для достижения согласованности целей, средств и методов их достижения. Это позволит поднять потенциал организации на следующей стадии жизненного цикла;
- руководитель знает о законе развития, а его работники (или акционеры) нет; действие закона будет зависеть от ряда факторов, в том числе от стиля управления, авторитета руководителя, заинтересованности работников. В любом случае профессиональная реализация закона будет сложной.
Закон развития опирается на ряд принципов (правил). Среди них следует отметить: принцип инерции, эластичности, непрерывности и стабилизации.
Принцип инерции (или запаздывания) состоит в том, что изменение потенциала системы Rj начинается спустя некоторое время (T1) после начала воздействий изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время (T2) после их окончания. В организации инерция проявляется в функционировании устаревшего оборудования, в использовании устаревших знаний и навыков, в деятельности отживших себя организационных структур.
Принцип эластичности заключается в том, что скорость (V) изменения потенциала системы Rj зависит от самого потенциала Rj, т.е.:
V = f (Rj)
На практике эластичность системы оценивают в сравнении с другими системами исходя из статистических данных или классификаций. Разные организации по-разному реагируют на одни и те же события в зависимости от профессионализма, технического, организационного и культурного уровня самой организации. Высокая эластичность – высокая скорость изменения, реакции на внешние изменения.
Принцип непрерывности состоит в том, что процесс изменения потенциала системы Rj идёт непрерывно, меняется лишь скорость и знак изменения.
Принцип стабильности состоит в том, что система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы Rj. Этот принцип основан на известной потребности общества к стабильности. Стабилизация организации должна проводиться профессионально за счёт ряда факторов, в том числе за счёт подключения новых ресурсов для изготовления нового изделия. Стабилизация осуществляется путём включения новой продукции в деятельность организации, не дожидаясь спада предыдущей продукции.
Законы организаций второго уровня
Закон информированности и упорядоченности
Кибернетика показала, что без обмена информацией между объектом и субъектом управления не может быть никаких управленческих актов. Причём под информацией в кибернетике понимаются любые сигналы (электрические, механические, биотоки, речь, письмо и т.д.) изменяющие наше представление об интересующем объекте. Сообщения, не изменяющие нашего представления об объекте, в кибернетике информацией не считаются, а считаются «шумом».
Вовремя полученная качественная информация приводит к упорядоченности системы. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений и т.д. а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) – коэффициента пропорциональности. Наличие полной качественной информации является первым необходимым условием эффективного управления, полное отсутствие информации делает невозможным управление организацией.
Формулировка закона информированности-упорядоченности: «Чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем больше вероятность её устойчивого функционирования (самосохранения)». Следствие закона: «Информированность работника после достижения критического уровня переходит в компетентность». Закон исходит из известного соотношения неопределённости информации (N), определяющей качество разработки решения:
N = — ∑ (Pi * log Pi),
где Pi – вероятность поступления i-й информации.
Наличие устойчивого канала поступления информации увеличивает вероятность поступления нужной для работника информации, и при этом неопределённость её (N) уменьшается.
Закон требует от руководителей создания и развития источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных технологий. Руководитель, используя характеристики информации (объём, ценность, насыщенность и достоверность), имеет возможность создать первоклассный информационный ресурс своей организации.
Закон может действовать в трёх вариантах.
- Руководитель и подчинённые ничего не знают о законе. Персонал будет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не задумываясь о её упорядоченности и объёме. На этот процесс может уйти много финансовых ресурсов, кроме того, компании могут подбросить ложную информацию, которая, несомненно, будет принята. В результате бессистемной, но естественной гонки за информацией компания может понести серьёзные убытки.
- Руководитель знает о законе, а его подчинённые нет. Персонал будет стараться принести руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. Роль руководителя будет заключаться в просмотре всей информации и отборе существенной. Это весьма трудная работа, и руководитель может что-то важное пропустить. Если эта пропущенная информация приведёт к отрицательным результатам, то персонал во всех грехах обвинит руководителя. Таким образом, этот вариант самый тяжёлый для руководителя. Лучше не знать всем, чем знать одному.
- Руководитель и подчинённые знают о законе. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При этом варианте пустая информация или дезинформация с большой вероятностью будет опущена для дальнейшей аналитической работы
Закон единства анализа и синтеза
Суть анализа (декомпозиции) состоит в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза (агрегирования) состоит в соединении (мысленном или реальном) простых составляющих объекта в единое целое. Синтез (объединение) осуществляется на базе взаимной необходимости и взаимодействия. Получение при объединении элементов нового целого работоспособного образования, потенциал которого выше суммы потенциалов объединённых элементов, носит название эмерджентность. Это явление находится в рамках диалектического закона перехода количества в качество. Эффект синергии – составная часть эмерджентности. После синтеза у организации появляются новые интегративные качества, не свойственные её компонентам.
Анализ и синтез в практической деятельности человека идёт беспрерывно и неразрывно. Без анализа невозможен синтез – построение структуры объекта. Анализ позволяет выявить причинно-следственные связи элементов управления, а синтез соединить элементы, т.е. создать структуру управления для достижения поставленных целей. Таким образом, перестройка систем идёт через анализ и синтез, в качестве постоянной выступает цель экономичности функционирования системы.
Формулировка закона: «Каждая материальная система: живой организм, социальная организация (завод, концерн, учебное заведение и др.), стремится настроиться на наиболее экономичный режим функционирования за счёт постоянного изменения своей структуры или функций». Эти изменения идут в следующем цикле:
Рис. Схема цикла реализации закона
Скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменения внешней и внутренней среды. Преобразования могут носить как позитивный, так и негативный характер в зависимости от изменений внешней или внутренней среды и времени преобразования. Преобразования могут идти спонтанно (сами по себе) или по заранее спланированному пути.
Следствие 1. При отсутствии внешних возмущающих воздействий все социальные ресурсы организации тратятся на внутренние потребности: компенсацию ущерба, страхование самих ресурсов и др. Это условие перерождения хозяйственной организации, нацеленной на прибыль, в общественную, выполняющую всецело социальные функции защиты.
Следствие 2. При отсутствии внешних и внутренних возмущений все созидательные ресурсы организации оказываются никому не нужны. Это означает, что организация идёт к полному истощению ресурсов, а человек – к деградации личности.
Из этого следствия вытекает необычный вывод о том, что для организации и человека необходимы внешние потрясения и внутренние противоречия.
Следствие 3. При отсутствии внутренних возмущающих воздействий все созидательные ресурсы организации тратятся на внешние потребности: компенсацию разрушительных действий внешних сил, на создание своего лобби в различных инстанциях и др. Это означает, что в организации нет внутренних проблем или их не замечают, царит полное согласие. Однако полное согласие – это условие неэффективной работы организации и возможной её ликвидации или банкротства.
С учётом требований данного закона руководитель должен придерживаться следующих принципов:
- составлять и реализовывать программы постоянного совершенствования организации, её элементов и подразделений;
- привлекать к этой работе лучших специалистов и консультантов;
- проводить маркетинг внешней среды;
- сокращать затраты на производство продукции;
- уменьшать время нахождения запасов и промежуточной продукции на складах;
- использовать современные информационные технологии управления.
Особенности закона единства анализа и синтеза как объединённого закона организации:
- не выражает специфики исторически определённых отношений, а характеризует всеобщие связи и отношения в социальной среде;
- выступает в роли катализатора общественного прогресса;
- играет возрастающую роль с развитием общества.
Закон единства анализа и синтеза относится к объективным законам организации. Поэтому в практике его реализации имеются три варианта.
- Руководитель и подчинённые ничего не знают о законе единства анализа и синтеза. Действие закона стихийно. Иногда это приводит к необходимости срочной перестройки организации. Срочной, поэтому не всегда обоснованной и приводящей к отрицательным результатам.
- Руководитель знает о законе, а его подчинённые нет. При отсутствии серьёзной угрозы организации руководитель может вести постепенные преобразования в организации, не встречая сопротивления персонала. При возрастании угрозы и усилении преобразований руководитель может столкнуться с серьёзным сопротивлением персонала. В случае наступления больших угроз для организации персонал активно включится в преобразования, но будет уже поздно.
- Руководитель и подчинённые знают о законе единства анализа и синтеза. В этом случае работа по преобразованию будет носить плановый, системный характер. При этом руководитель должен создавать и развивать источники информации, организовывать повышение квалификации своих сотрудников, внедрять передовые информационные технологии.
Закон пропорциональности и композиции
Формулировка закона: «Каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданном подчинении (пропорции)».
Закон реализуется за счёт использования следующих принципов:
- Принцип планирования: «Каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития». Планирование связано с выработкой целей организации, согласованных с целями развития внутренней и внешней среды (работников, рынка, общества). Каждая цель представляется в виде набора конкретных задач с механизмом выполнения.
- Принцип координации: «Каждая организация должна следить за стратегическими, текущими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения».
- Принцип полноты: «Каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своём участке деятельности либо своими силами, либо с помощью привлечённых организаций». Принцип полноты требует от руководителя, чтобы под каждый этап жизненного цикла была создана определённая инфраструктура с соответствующим обеспечением.
Действие закона может проявляться в трёх вариантах.
- Руководитель и подчинённые ничего не знают о законе. Любая стихийность приводит к самонастройке элементов: выполняемых функций, отношений между персоналом, набору целей и задач. Так, при создании организации ряд обязательных функций могут быть не включены в функциональную структуру. Однако практическая деятельность заставит выполнять эти функции (условие композиции) и они могут быть поручены не самым компетентным работникам, при этом объём и качество их исполнения (пропорциональность) не будут оптимальными. В этом случае методом проб и ошибок, ценой определённых потерь организация придёт к нужному набору функций и приемлемой пропорциональности их выполнения.
- Руководитель знает о законе, а его подчинённые нет. В своей деятельности руководитель будет основываться на наборе целей организации, которые и определяют направления гармонизации. Однако основная масса персонала не знакома с целями организации, поэтому действия руководителя по формированию требуемого набора элементов и их пропорциональности не всегда будут осознанно поддержаны. Эффективность работы организации во многом будет определяться профессионализмом руководителя и его способностями по убеждению подчинённых в правильности реализуемых мероприятий.
- Руководитель и подчинённые знают о законе. Результат действия закона будет проявляться в постоянном совершенствовании системы производства и управления, создании команды единомышленников, существенном снижении издержек производства. Всё это, естественно, приведёт к снижению себестоимости производства и увеличению конкурентоспособности организации. При этом весь персонал осознанно в рамках своих полномочий и ответственности вносит свой вклад в позитивное действие закона.
Кроме упомянутых выше выделяются также следующие законы.
Закон иерархичности
Закон иерархичности состоит в упорядочении взаимодействий между уровнями организации в порядке от высшего к низшему и рассмотрении организации как сложной многоуровневой системы.
В соответствии с законом иерархичности каждый из уровней организации выступает как управляющий по отношению ко всем нижележащим и как управляемый, подчинённый по отношению к вышележащим. В иерархически построенной организации существует структурная и функциональная дифференциация, т.е. каждый уровень специализируется на выполнении определённого рода функций, причём на более высоких уровнях иерархии осуществляются преимущественно функции согласования и интеграции.
Иерархическое построение организаций объясняется тем, что управление в них связано с получением, переработкой и использованием больших массивов информации. Нижележащие уровни используют более детальную и конкретную информацию, охватывающую только отдельные стороны функционирования организации; на более высокие поступает обобщённая информация, относящаяся к организации в целом. Закон иерархичности проявляется в том, что структура организаций никогда не бывает абсолютно жёсткой: иерархия, как правило, сочетается с большей или меньшей автономией нижележащих уровней по отношению к вышележащим, и в управлении организацией используются присущие каждому уровню возможности самоорганизации.
Закон необходимого разнообразия
Закон необходимого разнообразия применительно к организационным системам может быть сформулирован следующим образом: «Разнообразие системы управления организацией должно превышать разнообразие управляемого процесса или объекта (или, по крайней мере, быть ему равным).
Из этого закона следует, что, проектируя любую подсистему организации, следует обеспечить возможность принятия разнообразных решений, при этом разнообразие решений должно быть большим, чем разнообразие проблем, с которыми сталкивается организация. Организация должна обладать необходимым разнообразием действий или быть способной создать в себе это разнообразие.
Использование закона необходимого разнообразия при совершенствовании систем управления предприятием помогает увидеть причины проявляющихся в них недостатков и пути повышения эффективности управления.
Снижение разнообразия управляющей подсистемы иногда проявляется в излишней формализации, бюрократизации её деятельности, что снижает гибкость организации и приводит к потере конкурентоспособности.
Закон самоорганизации
Закон самоорганизации проявляется в способности организации противостоять разрушающим тенденциям, адаптироваться к внешним возмущениям, изменяя при необходимости свою структуру и сохраняя целостность.
В основе данного закона лежит дуализм развития организации. С одной стороны, организация как «открытая» система подчиняется второму закону термодинамики. Это означает, что в реально развивающихся организациях всегда имеет место стремление к возрастанию энтропии, распаду, дифференциации. На практике данная тенденция проявляется в децентрализации организаций, создании самостоятельных структурных подразделений. С другой стороны, в любой организации наблюдаются и неэнтропийные тенденции (повышение организованности, порядка), лежащие в основе эволюционного развития.
В иерархических системах дуализм проявляется в том, что в зависимости от преобладания энтропийных или неэнтропийных тенденций система любого уровня иерархии может развиваться в направлении к более высокому уровню и переходить на него или, напротив, может происходить энтропийный процесс упадка и перехода системы на более низкий уровень развития.
Современное проявление этого закона – создание самообучающихся организаций, в которых действует корпоративный университет и отлаженная системы внутреннего управления знаниями.
Таким образом, познание законов организаций позволяет более грамотно и эффективно управлять ими, осуществлять научное предвидение их поведения при тех или иных изменениях во внешней и внутренней среде.