Презентация себя или дела, как подготовить и проводить

Презентация себя или своего дела – как её проводить? Что такое презентация, как правильно её подготовить и реализовать, какие формы презентации существуют и как определить её успешность или не успешность — этому посвящается данная страница. Она для тех, кто хочет эффективно проявлять свои планы и идеи на широкую аудиторию, чтобы найти партнёров по бизнесу или проекту.

Презентация как особая форма делового общения

Деловое общение — это процесс взаимодействия людей посредством коммуникаций, при котором происходит обмен информацией для достижения определённого результата. Деловое общение возникает на основе и по поводу определённой темы, проблемы или бизнес-задачи. Презентация – важнейшая форма делового общения, предполагающая последовательное изложение одной из сторон своей позиции и своих конкретных предложений.

Практически любая презентация – это попытка продажи какой-то собственности, будь то интеллектуальная собственность (открытие, идея, план работы, отчёт о работе и др.) или вполне материальная (новые товары и услуги). Поэтому для успешной презентации справедливы все правила маркетинга, начиная с определения целей и заканчивая прямой рекламой. От успеха презентации зависит дальнейшая судьба проекта, переговоров, продукта, сервиса, а также самого автора презентации, поэтому осваивать искусство презентации крайне необходимо.

Знание структуры и инструментов презентации открывает человеку возможности для развития его презентационных способностей и повышения эффективности в деловой сфере. Даже интервью с потенциальным работодателем – это тоже презентация, при успехе которой вы можете получить желаемое место работы. Видеоролик блогера – тоже презентация. Она должна содержать какую-то идею, содержательный смысл, завлекательный образ, чтобы быть интересной для других.

Хорошая презентация на ту или иную тему содержит большое количество интересной информации, много слайдов и клипов. В интернете есть шаблоны для презентаций, однако их использование предполагает определённую культуру предоставления информации и достижения поставленных целей. Любая презентация есть определённый слепок её инициатора, несёт отражение личности, индивидуальности презентуемого. Поэтому без натяжки можно сказать, что презентация есть форма самореализации человека.

Как подготовить качественную презентацию?

Подготовка нужна в любом деле. Но подготовка презентации должна быть особенно тщательной. Ибо именно в ней вы предъявляете миру свои идеи, свой проект, свою личность. Поэтому не надо жалеть времени на предварительную работу, продумывание контекста и форм преподнесения информации (конфетки и обёртки для неё).

Прежде всего, определяется цель презентации. Чего вы хотите достичь?

Возможные цели презентации

• представление себя работодателю,
• защита своего бизнес-проекта,
• ознакомление возможных единомышленников со своими бизнес-идеями,
• продвижение продукта на рынок,
• выбор поставщиков материалов и комплектующих,
• выбор партнёров для совместной работы,
• обоснование необходимости сотрудничества,
• обоснование ценовой политики,
• предложения по управлению каким-либо бизнесом,
• по управлению финансами или персоналом и т.д.
• Самая общая цель – убедить аудиторию в вашей правоте и вызвать желаемое действие.

После того как вы чётко и однозначно определили цель, следующий логичный шаг – это определение путей для достижения поставленной цели, то есть определение стратегии. Как я добьюсь поставленной цели? Известно высказывание Джорджа Элиота: «Наши слова имеют крылья, но часто летят не туда, куда мы хотим». Как установить однозначное соответствие между нашими словами и нашей целью? Очень важное искусство.

Подготовка презентации

• подготовка самой презентации,
• подготовка докладчика
• организационная подготовка.

О. Азарова. «Искусство презентации»

Подготовка самой презентации тоже состоит из трёх частей

• сбора информации,
• фильтрации, выделения ключевых положений,
• представления последних в сжатом виде.

Где собрать информацию по предмету презентации? Это зависит от самого предмета. Например, если мы делаем презентацию о своей компании и её продукции (услугах), то и собирать фактические материалы нужно там же – в отделах маркетинга, плановом, производственном отделе и других. Если мы собираемся представить свой проект, то основу презентации может составить бизнес-план проекта (ссылка – см. Статью Задачи бизнес-плана, его структура и основные положения). Если мы презентуем важную для себя тему, чтобы найти единомышленников, то следует обратиться в библиотеку или в Интернет.

После того как мы нашли достаточное количество информации, надо её отфильтровать, то есть выбрать самые важные материалы, в соответствии с нашими приоритетами. Однако не надо спешить выбросить те материалы, которые в настоящий момент не представляют ценности. Они могут пригодиться при ответах на вопросы. Информация – самый ценный товар, который существует в современной информационной экономике.

О. Азарова. «Искусство презентации»

Подготовка докладчика включает в себя как чисто профессиональную, так и морально-психологическую подготовку. Причём оба вида подготовки взаимосвязаны: чем добросовестнее докладчик готовится к презентации, тем большим экспертом он становится, тем меньше волнений он должен испытывать.

Публичное выступление — это общение с аудиторией. Поэтому перед выступлением нужно собрать сведения о тех, перед кем предстоит выступать. Одно дело — выступать с научным докладом перед коллегами, т. е. подготовленной аудиторией, другое дело — перед незнакомыми людьми с инновационными идеями.

Традиционная и нетрадиционная схемы презентации

Любая презентация состоит из трёх составляющих – визуальной, вербальной и поведенческой.

• Визуальная часть – это то, что Вы покажете на слайдах или компьютере.
• Вербальная – это то, что Вы при этом скажете.
• Поведенческая часть – это квинтэссенция визуальной и вербальной.

Все три части должны быть взаимосвязаны и взаимообусловлены и так же идеально подходить друг к другу, как элементы детской игры в пазлы.

Структура традиционной презентации

Презентация также должна иметь чёткую структуру,  имеет следующие части:

1. Вступление (10-15% времени).
2. Основная часть, ядро презентации (65-70%).
3. Кульминация презентации (15-25%).

Заключение, в котором приведены выводы, призванные убедить аудиторию в правоте автора.

4. 4. Аплодисменты.
   5. Ответы на вопросы.
   6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, то есть осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.

Нетрадиционная  форма презентации, «шоковая»

Однако поскольку презентация – процесс творческий, в ряде случаев можно использовать «шоковую», или нетрадиционную форму презентации. В этом случае можно начать с краткого представления главных выводов-аргументов, оглушив и определённым образом ошеломив аудиторию. Затем следует краткое введение с основной частью, после чего выводы повторяются полностью.

1. Выводы и аргументы. В общем виде ответ на вопрос: «Почему это стоит делать?» Определение цели презентации.
2. Краткая история вопроса, основная часть, подготовка аргументов.
3. Кульминация презентации. Полные выводы, заключение.
4. Аплодисменты.
5. Ответы на вопросы.
6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, то есть осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.

Здесь распределение времени может выглядеть следующим образом:

• Краткие выводы – 2 %,
• Введение – 15 %,
• Основная часть потребует 73 %,
• Развёрнутые выводы (Заключение) – до 10 % отведённого Вам времени.

Распределение по времени должно быть сбалансированным, чтобы за отведённый период успеть правильно расставить все акценты, задержать внимание слушателя настолько, насколько ему нужно для понимания сути вопроса. Одинаково плохо, если слушатели не сумеют в отведённое время разобраться с постановкой вопроса или начнут зевать при его скучной проработке. Результат будет в обоих случаях одинаковым: Вы потеряете внимание Вашей аудитории.

В обоих случаях презентация не заканчивается ответом на вопросы. Почему? Потому что Вы решили быть сильным лидером, а это значит, что Вы должны до последнего момента держать ситуацию под контролем. Именно Вы должны подвести итоги презентации в своём заключительном слове с учётом её целей. Следуйте известной стратегии Дональда Трампа: «Сражайся, пока не победишь!».

Когда презентация прошла успешно, а когда — нет

Презентация прошла успешно, если:

• мы оставили о себе благоприятное впечатление;
• нам стали больше доверять как специалисту и мастеру своего дела;
• мы рассказали все, что хотели;
• мы испытали определённый драйв, кайф, эффект Wow;
• наши идеи проникли в сердце и мозг слушателей;
• задавалось много вопросов, что свидетельствует о значительном интересе к теме;
• не было агрессивных выпадов и неконструктивной критики;
• мы уложились в тайминг;
• слушатели с большей вероятностью предпримут какие-то действия на основе наших идей.

Если презентация прошла успешно — поздравьте себя – вы научились эффективно проявлять себя в пространстве и во времени. Стали лидером своего направления деятельности. Успешным человеком виртуально. Теперь ещё только научиться реализовывать те идеи, которые вы проявляете – и дело будет «в шляпе»!

Презентация прошла не успешно, если признаки успешной презентации не выполняются.

Неудач не надо бояться. С ними надо работать, медленно, но верно превращая их в удачи. «Неудача – мать гения» — сказал Наполеон.

Причины неудач презентации и что с ними делать?

1. Страх перед выступлением. Если долго мучиться – что-нибудь получится. Надо тренироваться и думать. Думать и тренироваться. Не боги горшки обжигают. Надо посмотреть своим страхам в лицо.
2. Незнание азов подготовки успешной презентации. Ну, здесь все просто. Изучить все шаги, необходимые для триумфа. Начиная от цели, изучения аудитории и её запросов, и заканчивая формами преподнесения информации. Не настолько сложны секреты удачного выступления, чтобы их не понять.
3. Нехватка времени. Да, в современных высоких ритмах жизни сложно выделить необходимое время для подготовки качественной презентации. Но если она для вас по-настоящему важна и нужна, имеет глубокую ценность, то вы это время найдёте. А если вы можете не выступать, то лучше не писать и не выступать, не увеличивать информационный шум.
4. Недостаточная глубина изложения. Здесь в качестве образа подойдёт образ айсберга. Мы не видим огромной его части под водой, мы видим только внешнюю его часть. Но в любой момент он может повернуться к нам всей своей мощью. Так же и презентация. Продуманного и прочувствованного материала должно быть значительно больше, чем мы демонстрируем слушателям. Но они чувствуют глубину и мощь нашей личности и нашего дела.
5. Недостаточная аргументация. Если мы давно «в теме», то многое нам кажется само собой разумеющимся. Но для наших оппонентов это может быть совершенно новый материал. Поэтому надо запастись аргументами в свою пользу, сделать домашние заготовки. Мы хотим убедить людей, переманить их на свою сторону, повлиять на их мнение. А это труд – огромный и творческий.

Таким образом, негативный опыт прошедшей презентации можно перевести в позитив, если сделать грамотный «разбор полёта». Никаких особых сложностей здесь нет. Анализ неудач — основа для успешных выступлений в будущем.

Шаблон оценки человека, на уровень проведённой им презентации — скачайте по ссылке  с нашего сайта.

Как развивать ораторское искусство?

Важную роль в любой презентации играет ораторское искусство. Ораторское искусство (красноречие) — это искусство публичного выступления с целью убеждения. Ораторское искусство и свойства ораторской речи изучает наука риторика.

Возникновению ораторского искусства способствовала насущная необходимость публичного обсуждения и решения вопросов, имевших общественную значимость. Как показывает история, важнейшим условием появления риторики является не просто развитое общество, но и активное участие граждан в жизни общества.

Первым серьёзным русским трудом является «Краткое руководство к красноречию» Ломоносова М. В. «Риторика». В этой книге Ломоносов уделяет внимание истории риторики, анализирует выступления лучших античных ораторов, излагает систему правил и требований, которые должны соблюдаться выступающим.

Ораторское искусство отнюдь не однородно. В зависимости от конкретной сферы применения оно исторически подразделялось на различные виды. Так, устные выступления могут делиться на монологические (те, в которых слушатели не принимают непосредственного участия) и диалогические (в которых слушатели занимают активную позицию, могут, например, задавать вопросы или отвечать на них).

Ораторская речь — это вид монологической речи, употребляемый в ситуации, когда говорящий обращается к многочисленной аудитории с целью убеждения. Оратор обращается к слушателям с ораторской речью с целью не только донести до слушателя информацию, но и получить ответную реакцию в виде заинтересованности (убедить) или каких-либо действий (побудить). Такая речь всегда имеет агитационный характер.

При подготовке ораторской речи к презентации целесообразно использовать следующие приёмы:

• Повтор. Повторение, как известно, мать учения. Это важный принцип запоминания информации. При повторе основная мысль выступления глубже закрепляется в сознании аудитории.
• Призыв. Призван увеличить активность слушателей, их отзывчивость на речь.
• Цитирование. Подкрепляет позицию оратора высказываниями авторитетов.
• Антитеза. Это стилистическая фигура контраста, заключающаяся в резком противопоставлении понятий, положений, образов, состояний, связанных между собой общей конструкцией или внутренним смыслом.
• Гипербола (преувеличение). Направлена на то, чтобы усилить или подчеркнуть те или иные свойства или черты предмета или явления.
• Риторические вопросы. Они не требуют ответа, а призваны лишь привлечь внимание аудитории.
• Вопросно – ответное рассуждение. Помогает увеличить вовлеченность слушателей. Полезным может оказаться и использование приёмов композиции речи.

Например, можно использовать план 6 «П»:

1. Приветствие
2. Предисловие
3. Положение дел
4. Перспективы развития
5. Призыв (побуждение)
6. Послесловие

В любом случае, речь оратора должна быть хорошо подготовлена, не должна содержать логических противоречий. Очень важно составить план речи, в котором следует отметить основные тезисы выступления. Для оратора также важна хорошая дикция, уверенный голос и хорошая техника дыхания.

Слайды по ораторскому искусству, своеобразная Презентация презентации, будут бонусом для тех, кто дочитал данную статью до конца.

Если вы хотите потренироваться в искусстве составления презентации и ораторском мастерстве, приходите к нам на мастер-класс!